Requisitos de la Factura

Las facturas de proveedores y contratistas deben ser presentadas en el formulario original y deben contar con los siguientes requisitos para su aceptación:

La factura debe ser original y legible en su totalidad.
Presentar factura fiscal original, en el caso de proveedores establecidos en la República de Panamá.
Documento de detalle, en caso de que la factura fiscal no incluya toda la información sobre bienes y/o servicios solicitados, en la orden de compra.
En caso de que la empresa local no utilice equipo fiscal, deberá presentar certificación de la Dirección General de Ingresos (DGI), que lo exime de la utilización de equipo fiscal o estar en la lista de los exceptuados del uso del equipo fiscal.

La factura debe contener los siguientes datos de la empresa que suministra los bienes y/o servicios:

Razón social del proveedor a quien se le otorgó la orden de compra o contrato.
Registro Único de Contribuyente (RUC) y el Dígito Verificador (DV). Aplica únicamente a proveedores y contratistas locales.
Dirección del proveedor o contratista.
Número y fecha de la factura. La numeración de la factura debe ser consecutiva y única.
Descripción del bien o servicio, objeto de la orden de compra o contrato.
Cantidad, precio e importe total de los bienes o servicios facturados.
La factura no debe incluir impuestos.
Número de la orden de compra que corresponda a la factura. Solo debe hacer referencia a un (1) número orden de compra.
Paz y Salvos vigentes de la DGI y CSS, cuando las órdenes de compra sean mayores de $500.00 (los paz y salvos, aplican a proveedores domiciliados en la República de Panamá. Ver observaciones adicionales en el apartado “Presentación de Certificados de Paz y Salvo”).
En caso de que el contratista haya cedido los pagos del contrato, deberá anotar en las facturas presentadas para pago el siguiente texto: “Factura corresponde a un contrato con cesión de pagos”.

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos enumerados será motivo de rechazo de la factura.

Para proveedores o contratistas domiciliados en la República de Panamá, la factura debe venir acompañada de los certificados de paz y salvo nacional (DGI) y de la Caja de Seguro Social (CSS), vigentes al momento de presentar la factura.

Se exceptúan de este requisito las facturas para órdenes de compras que no superan los $500.00

Requisitos que deben cumplir los certificados de paz y salvo (Nacional y de la Caja de Seguro Social) presentados junto con la factura del proveedor o contratista:

El nombre del interesado, persona natural o jurídica, descrito en los certificados de paz y salvo deberá coincidir con el nombre descrito tanto en el membrete de la factura como en la orden de compra o contrato.
El número de Registro Único de Contribuyente (RUC) y Dígito Verificador (DV) de los certificados de Paz y Salvo debe coincidir con el RUC y DV descrito en el membrete de la factura.
Los certificados deben estar vigentes al momento de presentar su factura.

Otras Certificaciones

Certificación de Empleador No Obligado a Inscribirse a la CSS.

Para la persona natural o jurídica que requiriendo un paz y salvo, no estuviera obligada a inscribirse o afiliarse al régimen de la Caja de Seguro Social, en virtud de lo dispuesto en la Ley 51 de 27 de diciembre de 2005, la CSS emitirá una certificación haciendo constar tal situación, la que para este fin tendrá la misma validez que un paz y salvo.
Esta certificación debe estar dirigida a nombre de la Autoridad del Canal de Panamá.

Certificación de Paz y Salvo de Empleador Inactivo

Para la persona natural o jurídica que requiriendo un paz y salvo, ha formalizado la notificación del cierre o inactividad de la empresa como empleador, ante la CSS.
Esta certificación debe estar dirigida a nombre de la Autoridad del Canal de Panamá.

En virtud del Artículo 43 de la Ley Orgánica de la Autoridad del Canal de Panamá, todos los bienes objeto de un contrato, consignados a la Autoridad e identificados en el contrato como tal, al igual que todos los servicios prestados a la Autoridad están exentos del pago de todo tributo, impuesto, derecho, tasa, cargo o contribución de carácter nacional o municipal.